Kulturverein Fröhden/Markendorf e.V.

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Datenschutzordnung des Kulturvereins Fröhden-Markendorf e.V.

Präambel
Der Kulturverein Fröhden-Markendorf e.V. verarbeitet im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Vereinslebens und der Öffentlichkeitsarbeit personenbezogene Daten von Mitgliedern, Unterstützern sowie Teilnehmern an vom Verein organisierten Veranstaltungen. Um die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Begriffsbestimmungen
Verarbeitet ein Verein ganz oder teilweise automatisiert personenbezogene Daten seiner Mitglieder und sonstiger Personen oder erfolgt eine nichtautomatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen, ist die DSGVO anzuwenden.

Personenbezogene Daten sind dabei nicht nur die zur unmittelbaren Identifizierung einer natürlichen Person erforderlichen Angaben, wie etwa Name, Anschrift und Geburtsdatum, sondern darüber hinaus alle Informationen, die sich auf eine in sonstiger Weise identifizierte oder identifizierbare natürliche Personen beziehen, beispielsweise Familienstand, Zahl der Kinder, Beruf, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Eigentums- oder Besitzverhältnisse, persönliche Interessen, Mitgliedschaft in Organisationen, Datum des Vereinsbeitritts, Ehrungen und dergleichen. Dies gilt für Informationen jedweder Art, also für Schrift, Bild oder Tonaufnahmen.

Der Begriff der Verarbeitung ist sehr weit gefasst und umfasst jeden Vorgang oder jede Vorgangsreihe in Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Als Verarbeitungsarten nennt die DSGVO neben dem Erheben, Erfassen, Verwenden, Offenlegen, Verbreiten oder Abgleichen das Löschen sowie das Vernichten von personenbezogenen Daten.

Als Dateisystem ist jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten definiert, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind, unabhängig davon, ob die Sammlung zentral oder dezentral erfolgt. Dazu zählen auch Papier-Listen.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Vereinsmitglieder und Dritter
Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein die Daten, die ihm das Mitglied bei Eintritt in den Verein oder während seiner Mitgliedschaft zur Verfügung gestellt hat. Dies sind insbesondere folgende Daten: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Familienstand, ggf. Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.

Die Daten werden im Mitgliederverwaltungsprogramm durch den Kassierer des Vereins erfasst. Das Mitgliederverwaltungsprogramm ist nicht vernetzt und dient buchhalterischen und statistischen Zwecken sowie zur Erstellung von Rechnungen, Bescheinigungen, Mitgliederlisten und Briefen an die Mitglieder.

Mit dem Mitgliedsantrag und der Zurverfügungstellung der Daten gibt das Mitglied seine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für die bereits benannten Zwecke (Vereinsverwaltung, Organisation des Vereinslebens und Öffentlichkeitsarbeit). Diese Einwilligung kann durch das Mitglied jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft, Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Die Daten werden nur für die Zeit der Mitgliedschaft genutzt und spätestens 2 Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft im Programm gelöscht. Aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (z.B. Beitrittserklärungen oder Beitragsnachweise in Steuerunterlagen) werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen (in der Regel maximal 10 Jahre) vernichtet.

Zur Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen des Vereins werden auch Daten von Nichtmitgliedern, die diese in der Regel persönlich zur Verfügung stellen, in Übersichten und Listen erfasst. Die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten setzen die Einwilligung zur Nutzung voraus. Dafür ist durch Nichtmitglieder eine Einverständniserklärung zu unterzeichnen (Muster siehe Anlage).

§ 3 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig. Die Datenverarbeitung im Rahmen des Mitgliederverwaltungsprogramms erfolgt durch den Kassierer des Vereins.

§ 4 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen und im Internetauftritt veröffentlicht und an die Presse weitergegeben. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen, wie Name, Vorname, Wohnort.

Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den Vorstandsmitgliedern oder Organisatoren von Veranstaltungen insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

Darüber hinaus dürfen personenbezogene Daten von Mitgliedern an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt, stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck zur Verfügung. Das Mitglied, welches die Herausgabe begehrt, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 5 Kommunikation per E-Mail

Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 6 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitglieder des Vereins, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands), sind zum vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet. Die Mitglieder des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

§ 7 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein nur der Kassierer ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt ist, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

§ 8 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

Der Verein unterhält einen zentralen Auftritt für den Gesamtverein. Die Einrichtung und der Unterhaltung des Auftritts im Internet obliegt Herrn Philipp Vonau. Änderungen dürfen ausschließlich durch die vorgenannte Person vorgenommen werden. Er ist zudem für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

§ 9 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung werden vom Vorstand geahndet.

§ 10 Information über Auskunfts- und Widerrufsrechte

Jede betroffene Person hat gemäß der DSGVO das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung, das Recht auf Löschung, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach § 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO in Verbindung mit § 19 BDSG).
Legt eine betroffene Person Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:
Kulturverein Fröhden-Markendorf e.V., Markendorfer Siedlung 10, 14913 Jüterbog.

§ 11 Inkrafttreten und Information der Mitglieder

Diese Datenschutzordnung wird durch den Vorstand des Vereins beschlossen.

Sie wird auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht und tritt mit Veröffentlichung in Kraft.

Alle Mitglieder, die vor Inkrafttreten dieser Ordnung dem Verein beigetreten sind, werden postalisch informiert und auf ihr Widerspruchsrecht hingewiesen.

Alle Mitglieder, die nach Inkrafttreten der Datenschutzordnung des Vereins diesem beitreten, erteilen ihre Einwilligung zur Datennutzung auf dem Aufnahmeantrag.

Markendorf, den 31.03.2020 - Der Vorstand –